Digitalizzazione: perchè e quando digitalizzare

Digitalizzazione un termine che racconta il trapasso da una società semplice e analogica ad una complessa e soprattutto digitale.

Il digitale ha cambiato il nostro modo di vedere le cose, di usufruire dei contenuti informativi che prima erano su carta (testi e immagini) e su nastri (video); sempre maggiore è l’esigenza di adattare i nostri contenuti (immagini, testi, video) alle nuove tecnologie (dispositivi, connettività, formati) e questo mette in crisi chi nell’era della digitalizzazione non è nato a livello aziendale. Immaginiamo a fondazioni, biblioteche, università, reti televisive che devono decidere se digitalizzare e quindi preservare, o rischiare di perdere il loro patrimonio raccolto negli anni con dovizia e attenzione.

Cloud computing

E’ giusto digitalizzare ? Cosa bisogna fare prima di prendere una decisione simile ?

Prima di digitalizzare qualsiasi archivio (fotografie, testi, video) bisogna prendere del tempo per considerare le esigenze interne. Il peggior risultato possibile è quello di perdere tempo investendo denaro per la digitalizzazione di materiali che finiscono per essere inadeguati agli obiettivi prefissati.

Per evitare questo scenario, è consigliabile porsi alcune semplici domande:

• Per quali scopi vengono utilizzati i materiali?
• Quale livello di qualità dei file è necessario per raggiungere gli obiettivi di progetto?
• Chi ha bisogno di avere accesso all’archivio digitali?
• Quali opzioni esistono per rendere l’archivio fruibile dal target considerato?
• Chi possiede il copyright per il materiale che si sta digitalizzazione?
• Quali sono le opzioni e gli strumenti, sia a breve termine che lungo termine a disposizione per conservare il materiale digitalizzato?
• E’ più conveniente esternalizzare la digitalizzazione ed affidarla ad agenzie in grado di risolvere le risposte ai precedenti quesiti?

Molto spesso capita di dover digitalizzare esclusivamente con l’obiettivo di preservare il master originale e questo comporta principalmente problemi di carattere tecnico, cioè è necessario uno spazio disco grande per poter accogliere una quantità di TB di materiale in formato originale alla qualità più alta possibile. I  questo caso la soluzione risulta semplice ed il calcolo poco complesso sia dello spazio disco che della tipologia di tecnologia utilizzata per lo storage (potrebbe risultare conveniente investire in infrastrutture interne).

Se invece si decide di preservare l’originale in digitale e di rendere disponibile il contenuto per la fruizione di utenti esterni all’archivio è necessario pensare quale infrastruttura tecnologica configurare, quali strumenti e quali formati. Se per esempio sono una fondazione ed ho un archivio sia cartaceo che video e voglio che gli utenti accedano alla biblioteca digitale devo aprire l’archivio agli accessi esterni e prevedere che l’infrastruttura non collassi; inoltre devo decidere il formato ideale per la fruizione web. In questo caso potrebbe risultare utile realizzare un’infrastruttura in cloud che preveda una parte di storage (es. S3 di AWS) e una parte destinata all’accesso degli utenti da web (es. istanze EC2 di AWS) configurate per rispondere a tutte le richieste dei client sul server; inoltre se si prevede lo streaming andrebbe configurata anche la parte di Cloud front di AWS.

Ma questo non basta, perchè è vero che sono riuscito a digitalizzare e rendere disponibile i contenuti sul web ma come è possibile organizzarli e catalogarli in maniera tale che oltre agli utenti esterni anche gli addetti interni riescano e ritrovare ogni file in maniera rapida e semplice? A questo punto bisogna integrare un digital asset management (DAM) che grazie all’utilizzo di metadata cataloga tutti i file multimediali secondo la logica di archiviazione interna ma in maniera standard e compatibile con tutte le tecnologie moderne.

Ultimi ma ultimi dubbi riguardano il copyright ed i formati da utilizzare. Per il primo è necessario utilizzare oltre che tutele legali standard anche tutele derivanti da standard web come le creative commons, invece nel secondo caso è necessario fare analisi molto specifiche ed approfondite, ecco alcuni spunti su come scegliere il formato adatto alla digitalizzazione.

Conclusione

In conclusione rispondiamo all’ultima domanda: in molti casi è estremamente importante affidarsi ad agenzie specializzate non solo nella digitalizzazione ma è necessario che abbiano competenze e know-how più ampio anche riguardo il mondo web.

Elio Lacavalla (123 Posts)

Elio ha una formazione scientifica, economica e una specializzazione in marketing. Dopo il master in web marketing e comunicazione digitale continua il suo percorso di formazione e crescita lavorativa sul campo. Comincia il suo vero approccio alla SEO e al web copywriting, analisi e strategie nella comunicazione digitale. E-COMMERCE IS THE FUTURE !!!
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