Come si differenzia il servizio di file sharing Dropbox dai tradizionali sistemi di Digital Asset Management (Software DAM) ?
Quali sono le sue caratteristiche e suoi limiti?
E, soprattutto, qual è la soluzione giusta per le proprie necessità?
Certamente, l’avvento della tecnologia in cloud ha ampliato notevolmente il ventaglio di soluzioni per l’archiviazione dei file disponibili per le aziende ma anche reso complessa la scelta fra le centinaia di possibilità.
Il cuore di qualsiasi servizio file sharing DAM o cloud che sia è costituito dalle funzionalità che offre e dal modo in cui queste andranno ad influire sulla propria attività.
Ora, la differenza tra Dropbox e un sistema Digital Asset Management sta proprio nei dettagli di queste funzionalità. Proprio per questa ragione mettiamo a confronto i due servizi di sharing e valutiamo con attenzione proprio questi dettagli.
La prima differenza è nel nome
Prima di tutto occorre definire esattamente cosa sia Dropbox: è un servizio di file sharing basato su cloud.
Invece DAM è l’acronimo di Digital Asset Management e può anche essere utilizzato in cloud. La differenza fra i due è intanto nel nome. Mentre Dropbox è un servizio di condivisione di file che possiede dei limiti nell’offerta delle opzioni per la gestione delle risorse, DAM, invece ha competenze molto più ampie.
La soluzione DAM si concentra su tutto ciò che riguarda la gestione delle risorse; certamente un ambito è costituito dallo storage di file su cloud, ma ce ne sono molti altri.
Si pensi a Dropbox come fosse la versione digitale di uno schedario. Al suo interno sono memorizzati file e cartelle che possono essere estratti o inseriti e condivisi con altre persone.
Il software DAM invece può essere inteso come un vero e proprio set up e organizzazione dell’intero ufficio: include, sì schedari, ma anche un team che li etichetta, classifica e trova i file.
File standard o file di grandi dimensioni e formati diversi?
Nella loro tipologia più semplice, sia Dropbox che un sistema DAM offrono prima di tutto un luogo dove archiviare in modo digitale i file.
Con Dropbox spesso è possibile incappare in delle limitazioni per ciò che riguarda le dimensioni e il tipo di file da caricare.
Se si utilizzano esclusivamente file standard come documenti word, PDF e JPEG, Dropbox potrà essere adeguato alle proprie necessità.
Ma se invece si lavora con file e cartelle più grandi, inclusi file InDesign, immagini RAW, presentazioni complete e file 3D, si avrà bisogno di un sistema in grado di gestire file di dimensioni maggiori con una più ampia varietà di formati.
Una delle più importante differenza tra il software Dropbox e DAM è nella possibilità di avere file in un formato diverso.
Con un semplice servizio di file sharing come Dropbox, tutto ciò che si può fare è scaricare i file così come sono memorizzati sul server. Qualsiasi rendering o formattazione sarà proprio compito.
Questa trasformazione e transcodifica è una caratteristica fondamentale dei sistemi DAM che non è possibile trovare in Dropbox e può costituire una differenza notevole per le aziende che lavorano su più piattaforme.
E’ un’operazione che prende tempo e richiede un impegno da parte dello staff e certamente limita team creativi e per la progettazione in piccole modifiche a file e formati.
Condivisione e pubblicazione sui social
La possibilità di ottenere rapidamente i file nel formato necessario rende immediata e semplice la pubblicazione sui social media e sui sui sistemi di content management.
Anche se è possibile condividere file via email e social media su Dropbox, gli utenti saranno costretti ad accedere spesso a Dropbox per poter effettuare il download.
Con un buon sistema DAM, invece si possono postare gli asset direttamente nella loro destinazione finale, con una serie di integrazioni di terze parti.
Quindi non è necessario affidarsi ad altre persone che possiedono un account Dropbox o visitano il sito web Dropbox durante lo sharing di documenti o foto.
Un sistema DAM può facilmente creare una URL di terze parti sicura da condividere, il che aiuta anche a conservare la riconoscibilità del marchio. (Uno dei grandi vantaggi aggiuntivi di un sistema DAM è la possibilità di personalizzare l’interfaccia, di renderla come una vera estensione della propria organizzazione.)
Funzionalità di ricerca
Sebbene entrambi i sistemi Dropbox e DAM abbiano funzionalità di ricerca, la differenza sta nella loro complessità.
Con Dropbox, è possibile cercare per nome cartelle e file (se si conoscono). Se si sta cercando, ad esempio, un prodotto specifico come “gonna rossa a portafoglio”, a meno che le proprie risorse seguano rigide convenzioni per la denominazione, si potrebbe faticare a trovarlo.
Più spesso, i nomi dei file assomigliano a qualcosa del genere: IMG1038.jpg.
I sistemi DAM, invece, assicurano grazie ai metadati una ricerca più potente. Gli utenti possono inserire i propri dati su ogni file, taggare tutte le parole chiave che ritengono rilevanti, inoltre il software è anche in grado di estrarre i metadati contenuti all’interno di documenti e immagini.
Ciò significa che la ricerca di un “gonna rossa a portafoglio” può restituire tutte le immagini che contengono questo prodotto.
E’ possibile anche effettuare una ricerca per tipo di risorsa e per data, ordinate in modo intelligente dai file di qualità più alta.
Workflow e Management
Un’ultima differenza fondamentale tra i sistemi Dropbox e DAM riguarda le opzioni inerenti a workflow, autorizzazioni e supervisione.
Con Dropbox, è possibile condividere un file con altri utenti autorizzando alla sola visualizzazione oppure dando la possibilità di modificare ed eliminare.
I sistemi DAM, invece, offrono maggiore controllo su chi ha accesso alle risorse, in base ai file e alle cartelle, e su quali azioni è possibile eseguire.
I manager avranno una visione completa ed esatta di chi accede ai file e a quali, inoltre potranno visualizzare le correzioni che sono state apportate, insieme a tutte le azioni del workflow incrementando così best practice commerciali e collaborazione e avendo assicurata la supervisione.
Gli utenti possono inviare file per la revisione e i supervisori possono rifiutare, archiviare, approvare e pubblicare.
Forse l’elemento più importante da sottolineare è che diversamente da Dropbox i sistemi DAM forniscono le possibilità di usufruire di una versione completa.
Ciò comporta che si sarà sempre in grado di tornare indietro dopo aver apportato le modifiche, step by step si potrà tornare alle versioni precedenti. Si avrà la sicurezza che nienta venga perso per errore. Sono anche disponibili revisioni in batch per le grandi raccolte di risorse che potrebbero dover essere ripristinate.
Solo tasks di base o flessibilità e controllo?
In origine Dropbox è stato creato per avere un orientatamento al cliente successivamente è stato ampliato con l’inclusione di opzioni per le aziende
Al contrario, i sistemi DAM si sono sempre concentrati sulle imprese e sulle organizzazioni. Questa è forse la principale differenza a cui bisogna pensare nel momento della scelta.
Quindi, Dropbox nel suo sviluppo potrà eseguire alcune delle funzionalità che un sistema DAM è in grado di garantire, ma avrà in confronto comunque sempre un ambito molto limitato.
D’altra parte, il software DAM è in grado di offrire tutte le funzioni di Dropbox e molto altro ancora.
Per semplici attività di file sharing basate su cloud, Dropbox può essere congeniale.
Ma se si ha bisogno di condividere i file in modo sicuro, trovare le risorse rapidamente, organizzarle in modo efficace, gestire le cartelle secondo varie modalità e convertire i file in formati diversi – ci si dovrà rivolgere ad un software DAM.
E’ importante capire ciò che serve e come si userà. E’ bene optare sul software DAM e non su Dropbox se:
- si hanno centinaia di file, e si ha necessità di trovarli e accedervi facilmente;
- si ha bisogno di concedere agli utenti accessi con permessi diversi;
- si necessità di una condivisione di file e cartelle sicura;
- si vuole avere massima supervisione e gestione di tutti le risorse;
- si desidera maggiore flessibilità nell’operare, non solo di archiviare e condividere file.
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